打造超完美年度計劃書

2009年10月Cheers雜誌　　

　　二次大戰期間艾森豪帶領同盟國聯軍，跨越英倫海峽反敗為勝，靠的就是縝密的情報蒐集和靈活應變。艾森豪的名言：“Planning is everything. Plans are nothing!”可以理解為：必須隨時把「計劃」當作動詞，只把「計劃」當成名詞，是完全沒用的。

　　若你只是抱著交差心情完成名詞的計劃書，那麼只是在浪費自己和老闆的時間。但是，若能夠藉著撰寫過程，培養計劃和企劃能力，把計劃當做動詞，將可反守為攻。

　　世界貨幣基金（IMF）預測，自去年金融海嘯至今，全球經歷二次大戰以來最嚴重的經濟衰退，2010年景氣將會逐步復甦。也就是說，站在一甲子以來最好的新局，花時間把資訊系統化，做好年度計劃，培養計劃和企劃能力，將是最好的投資。

年度計劃書4大功能

　　年度計劃書就是設定未來一年工作上的策略和行動計劃，在職場每一個領域的每個人都需要計劃。「21世紀情報社會的基礎是思考方法，企劃就是『思考方法』。」日本首席企劃大師高橋憲行認為，這是一個人人都必須擁有企劃力的時代，上班族憑好的企劃力就可以翻身和加薪。

　　擬定年度計劃書，就是預先系統化的整理資訊，對未來一年提出具體目標和達成方法，若你的年度計劃書總是一成不變、應付了事，職位和薪水也會一成不變。好的年度計劃書，至少具備以下4大功能：

　　功能1 ：引導事業的成長

　　業績是否成長，當然有許多外在因素影響，譬如景氣、市場、政策和付出的心力等等。但是當你確定成長目標和策略，將可以引導自己的行動去達成具體目標，而不是因應市場變化盲目的回應。

　　功能2：管理你的優先順序

　　當你的策略聚焦，資源分配也會更為精準、有效率。譬如你的時間和短期工作計劃，會投入到有助於達成長期目標相關的準備。其他和達成長期目標無關，甚至可能偏離長期目標的事，則可以暫時被擱置。

　　功能3：形成責任感

　　目標已經白紙黑字寫下，而且獲得團隊以及主管的認可，自然很難逃避。年度目標成為自我管理最好的工具，挑戰訂下的目標，也成為超越自己的成就感。

　　功能4：追蹤表現的指標

　　每一個星期、每一個月、每一季，都可以針對年度計劃書檢討達成進度。就外在變化，檢查目標達成的進度，隨時修正，才不至於偏離長期目標。

完美撰寫3大祕訣

　　打破交差的心態，寫出一份出色充滿行動力的年度計劃書，應該掌握以下3大訣竅。

　　訣竅1：目標導向

　　根據公司和團隊的策略、願景，把目標具體化，目標就是年度計劃的主題，因此找到目標是第一件要務。

　　找到目標最重要的原則就是遵循公司的願景和使命，然後把原則性的使命落實在年度計劃上。例如，公司的使命，包括擴展業務從亞洲到歐洲。你負責的是客戶服務的業務，如維修或是電話客服。是不是該在歐洲的哪個城市設立維修中心？或是應該開始培養歐洲客服和維修部門主管？還是應該和歐洲當地的公司合作？這些是你清楚的業務，設定具體的目標，納入年度計劃，等於是幫助公司攻頂。

　　訣竅2：從結構入手

　　高橋憲行建議，想要提出好企劃案的人，應該嘗試把各式各樣的訊息系統化，將市場、顧客、商品、公司等各種關聯加以說明，再把架構清楚條列出來。

　　譬如：首要你應該先掌握自己公司的組織系統，是一家中小企業還是跨國企業，公司目標是衝刺業績還是控制成本？自己的部門在公司的地位和功能是什麼？第一個檢視自己年度計劃書的直屬主管，在公司組織的系統當中，又是站在什麼位置？

　　此外，你還要思考，要用什麼說法，讓自己的年度計劃書不只是能夠完成自己的業績目標，同時也能支持直屬上司和整個部門的業績目標。讓自己的年度計劃目標和直屬主管的目標結合，直屬主管才會願意支持你的年度計劃，為你的年度計劃背書。

　　也就是說，隨時都應該要學會掌握組織，並且看清楚從何處切入和施力可以有進展，讓你的年度計劃書脫穎而出。

　　訣竅3：和人生計劃書契合

　　大多數人都認為在事業上隨時靜下心來撰寫計劃書是理所當然的事。但是讓自己的人生目標明確化，和在公事上把業績目標推動方式具體寫下來是一樣的。

　　曾任日本軟體銀行（Softbank）董事長室室長的三木雄信建議，把自己的人生歷程用一張A4紙畫下來，檢討自己過去生涯不順遂的時候，到底發生什麼情況，抱持著什麼樣的工作態度。「當時走運到不行」的好時機時，又是什麼行動模式。掌握這些經驗，該反省就反省，不重複錯誤，機會來臨時，回顧以 往的成功模式，也就很容易採取行動。

　　「孫正義先生（日本軟體銀行創辦人）可以獲得如此大的成功，就是因為他很明確的設立每個年齡層的目標，讓大腦自動蒐集必要資訊，建立需要的人際關係。」三木雄信觀察。

　　三木雄信在《A4一枚工作術》中建議，每一個人可以一季為目標，用一張A4紙，寫出自己的人生年度計劃。比方說取得證照、寫一本書等，把這張紙貼在顯著目標，然後把詳細的進度排入行事曆。

　　你工作上的年度計劃書，應該和你長期的人生計劃書一致。如此，工作就不是責任，而是人生理想的一部份，工作起來一定會非常有勁。現在就拿出年度計劃書，開始擬定2010的計劃吧！

年度計劃書Checking List

1. 事前準備
● 完成市場研究和分析。
● 研讀主要目標（如推出新產品、新技術和新服務）的相關資料，想清楚策略。
● 先想好所需的外部資源。

2. 開始撰寫
● 先寫下架構，譬如目錄和大標。
● 準備好相關的補充資料和文件。
● 預估每一主題所需的頁數。
● 先列出主要的議題，和每一個議題的關鍵字。
● 準備財務預測，資金來源相關文件。
● 完成年度計劃書，並檢視是否達成主要目標。
● 關上電腦，休息一下，以旁觀者角度讀一次計劃書。
● 請第三者閱讀計劃書，並提出建議。
● 修正計劃書，檢查有無錯字。
● 寫好一份給主管看的摘要和結論。

3. 最後檢查
● 版面編排是否易讀？有沒有適時加上大小標，或是在重點部份畫線提示？
● 有沒有加上頁數？圖表是否在正確的位置？
● 最後版本有沒有檢查過錯字？
● 長度會不會太長？
● 預算需求是否清楚的呈現？
● 摘要是不是切中年度計劃的核心？
● 摘要看起來是否有趣？
● 所有重要的議題是否都列出了？
● 計劃書是不是可以引起回應的興趣？