春光‧職場勵志電子報 2009/11/4
堅持3：計劃
做好時間管理，事前計劃發揮最大執行力
我的時間分配比率是：「學習」占每日工作量的10％，40％的時間花在「行銷」，其次的30％保留為「客戶服務」時間，剩下的20％為「開拓新客戶」。
如果時間倒轉，重新再來過，現在的我未必有勇氣去挑戰3W，其實，我從第一個禮拜就想放棄，這個念頭在3W達到五百週以前，都沒有變過，因為，這需要非常人的自律，任何一個環節都不能輕忽。能維持3W，除了毅力，還有來自於紮實的時間管理方法。
我的時間分配比率是：「學習」占每日工作量的10％，40％的時間花在「行銷」，其次的30％保留為「客戶服務」時間，剩下的20％為「開拓新客戶」。
如果時間倒轉，重新再來過，現在的我未必有勇氣去挑戰3W，其實，我從第一個禮拜就想放棄，這個念頭在3W達到五百週以前，都沒有變過，因為，這需要非常人的自律，任何一個環節都不能輕忽。能維持3W，除了毅力，還有來自於紮實的時間管理方法。
訂計劃，先削去、再填入
一件保單所包含的工作林林總總：從開發、接觸、需求分析、送建議書、成交，以至於後續服務，每個環節都必須接續得上才能成就。因此，必須有縝密的計劃才不會混亂。我所訂的計劃很多，包括年計畫、季計畫、月計畫、週計劃等，但原則是一致的：先用「削去法」，再用「填入法」。
每拿到新的行事曆時，我會先用「削去法」，把有固定行程的日子劃掉，包括週日、活動、會議、研討會及休假等，剩下的才是我能進行客戶拜訪的時間。消去之後，會發現實際的工作日其實少的可怕，在這有限的時間內，我必須安排好工作行程及約訪人數，才能達到3W的基本目標。
接下來，就是「填入法」，把該做的工作安排進去。我會把每週的行程盡量安排到滿，但預留一些彈性時間，以備臨時有突發狀況可以應變。時間管理要有彈性，但是，不能讓自己有多餘的空檔，一有空檔要馬上安排工作。
攤開密密麻麻的時間表，我工作主要的重心在4個S：學習（Study）、銷售（Sell）、服務（Service）與開拓客戶（Search）。我目前的時間分配比率是：「學習」占每日工作量10％，40％時間花在「行銷」，其次的30％保留為「客戶服務」時間，剩下的20％為「開拓新客戶」。每天一進公司，八點到八點半是我固定的進修學習時間，這是我從一入行就養成的習慣，在一天的工作開始之前，先給自己一段沉澱及預備的緩衝，接下來的時間，就根據每天的狀況來調整。
一般而言，我會把最重要的事，安排在黃金時段。而黃金時段視個人習慣而有所不同，每個人都有自己的生理時鐘，要先了解自己的時間優勢，比如說，何時思路最清晰、何時最容易約到客戶。時間表要符合自己的實際狀況，但大前提是，也要能配合客戶的時間，取其平衡點。
以我個人而言，做需求分析以及送建議書是整個銷售流程的成敗關鍵，依照過往經驗，早上到中午用餐時間是最適合的時段。到了下午二、三點，腦細胞的活動力較為低落，不適合進行重要的需求分析或送建議書，我就利用此時去拜訪舊客戶，增加彼此熟悉度，或進行服務及開拓準客戶等一些比較輕鬆的工作。下午三點以後到晚上，都是我工作的黃金時段，尤其是用餐時段，是跟客戶碰面的最佳時機；因為許多朝九晚五的上班族，只有在這個時候有充裕的時間。
一件保單所包含的工作林林總總：從開發、接觸、需求分析、送建議書、成交，以至於後續服務，每個環節都必須接續得上才能成就。因此，必須有縝密的計劃才不會混亂。我所訂的計劃很多，包括年計畫、季計畫、月計畫、週計劃等，但原則是一致的：先用「削去法」，再用「填入法」。
每拿到新的行事曆時，我會先用「削去法」，把有固定行程的日子劃掉，包括週日、活動、會議、研討會及休假等，剩下的才是我能進行客戶拜訪的時間。消去之後，會發現實際的工作日其實少的可怕，在這有限的時間內，我必須安排好工作行程及約訪人數，才能達到3W的基本目標。
接下來，就是「填入法」，把該做的工作安排進去。我會把每週的行程盡量安排到滿，但預留一些彈性時間，以備臨時有突發狀況可以應變。時間管理要有彈性，但是，不能讓自己有多餘的空檔，一有空檔要馬上安排工作。
攤開密密麻麻的時間表，我工作主要的重心在4個S：學習（Study）、銷售（Sell）、服務（Service）與開拓客戶（Search）。我目前的時間分配比率是：「學習」占每日工作量10％，40％時間花在「行銷」，其次的30％保留為「客戶服務」時間，剩下的20％為「開拓新客戶」。每天一進公司，八點到八點半是我固定的進修學習時間，這是我從一入行就養成的習慣，在一天的工作開始之前，先給自己一段沉澱及預備的緩衝，接下來的時間，就根據每天的狀況來調整。
一般而言，我會把最重要的事，安排在黃金時段。而黃金時段視個人習慣而有所不同，每個人都有自己的生理時鐘，要先了解自己的時間優勢，比如說，何時思路最清晰、何時最容易約到客戶。時間表要符合自己的實際狀況，但大前提是，也要能配合客戶的時間，取其平衡點。
以我個人而言，做需求分析以及送建議書是整個銷售流程的成敗關鍵，依照過往經驗，早上到中午用餐時間是最適合的時段。到了下午二、三點，腦細胞的活動力較為低落，不適合進行重要的需求分析或送建議書，我就利用此時去拜訪舊客戶，增加彼此熟悉度，或進行服務及開拓準客戶等一些比較輕鬆的工作。下午三點以後到晚上，都是我工作的黃金時段，尤其是用餐時段，是跟客戶碰面的最佳時機；因為許多朝九晚五的上班族，只有在這個時候有充裕的時間。
週計劃，周而復始的挑戰計劃
3W「一週照顧三個家庭」是我一開始就定下的目標，是每一週都必須要達成的任務。不能累積、不能延遲、更不能間斷，所以每週的工作計劃必須依據此一目標設定。
剛開始，我的工作計劃還不是很完備，常常被逼到最後一刻才交出成績，到了下個禮拜又重複同樣悲慘的折磨，籠罩在一刻也不得喘息的壓力之下。
最深刻的一次，是發生在第三十九週那次的驚險過程。
禮拜五下午五點半，大家都快樂的準備去度週末了。但我只完成了一張保單，還有兩張沒簽到，只剩下二天的時間，眼看這週要完成3W是不可能了……這次，連我自己也不知道是否能過得了關。
於是，我決定到客戶家拜訪，這一訪，從晚上溝通到半夜兩點半。隔天，不，應該說幾個小時後，也就是禮拜六大清早，我回到公司修正建議書，趕著要在八點跟客戶見面時，遞交出符合客戶需求的建議書，然後，又跟客戶耗了一整天時間溝通。最後，我筋疲力竭的拿著客戶全家簽下的五張保單離開。
看著保單上的客戶簽名，那可是連續二十四小時以上不眠不休才換來的成果。當時的心情，與其說是欣喜，倒不如說是虛脫來得更恰當，精神與體力都已耗費殆盡。這一次，差點就敗在時間的手下。我決定，再也不要被時間逼到絕境。3W是自己跟時間的賽跑，時間的速度是固定不變的，唯有調整自己的步調，把計劃往前提，我才有可能立於不敗之地。
於是，從第四十週開始，我規定自己，把每週要成交三件保單的工作，提前到星期三完成，而不是等到星期日這個最後的期限。
這樣的要求看似對自己很嚴酷，其實是留給自己更多的餘地。
3W「一週照顧三個家庭」是我一開始就定下的目標，是每一週都必須要達成的任務。不能累積、不能延遲、更不能間斷，所以每週的工作計劃必須依據此一目標設定。
剛開始，我的工作計劃還不是很完備，常常被逼到最後一刻才交出成績，到了下個禮拜又重複同樣悲慘的折磨，籠罩在一刻也不得喘息的壓力之下。
最深刻的一次，是發生在第三十九週那次的驚險過程。
禮拜五下午五點半，大家都快樂的準備去度週末了。但我只完成了一張保單，還有兩張沒簽到，只剩下二天的時間，眼看這週要完成3W是不可能了……這次，連我自己也不知道是否能過得了關。
於是，我決定到客戶家拜訪，這一訪，從晚上溝通到半夜兩點半。隔天，不，應該說幾個小時後，也就是禮拜六大清早，我回到公司修正建議書，趕著要在八點跟客戶見面時，遞交出符合客戶需求的建議書，然後，又跟客戶耗了一整天時間溝通。最後，我筋疲力竭的拿著客戶全家簽下的五張保單離開。
看著保單上的客戶簽名，那可是連續二十四小時以上不眠不休才換來的成果。當時的心情，與其說是欣喜，倒不如說是虛脫來得更恰當，精神與體力都已耗費殆盡。這一次，差點就敗在時間的手下。我決定，再也不要被時間逼到絕境。3W是自己跟時間的賽跑，時間的速度是固定不變的，唯有調整自己的步調，把計劃往前提，我才有可能立於不敗之地。
於是，從第四十週開始，我規定自己，把每週要成交三件保單的工作，提前到星期三完成，而不是等到星期日這個最後的期限。
這樣的要求看似對自己很嚴酷，其實是留給自己更多的餘地。
把一週分上下，目標更明確
決定提早到禮拜三完成一週的工作，首先要調整週計劃表。
我把一週七天分成「上半週」、「下半週」，以週四為分界。也就是說，週一到週三為上半週，週四到週六為下半週。
除了每天都要持續的開發和服務工作，上半週的工作目標主要是送建議書及成交，下半週則著重在做需求分析。在這樣的區分之下，每週成交三件保單的目標，可提前在上半週完成；而下半週的工作，是為了達成下一週的成交而鋪路。照這樣執行，自然而然就形成一個運轉不息的規律循環。工作的目標更明確，也更能掌握、達成。
每年十一月，我就會訂好下一年的計劃；每週三晚上就寢前，我會先訂好下週的行程安排，在週四早上完成確定的工作計劃。「準時」對我來說是不夠的，我得盡可能在事先就完成才可以。提早進行，若有錯誤或疏漏，還有及時補救的機會；否則，只要有一件事情耽誤了，後續的工作都會連帶受到影響，像滾雪球一樣越滾越大，後果是慘不忍睹。
週四是我所設定的「一週工作檢查日」。在上、下半週的分界點，檢視上半週的工作進度，再依此調整下半週的工作內容。如果上半週的成果不如預期，那下半週就得要加緊腳步，迎頭趕上；如果，當週的成績已經達成了，也絲毫不能鬆懈，要讓自己保持在不斷運轉的最佳狀態。
定期檢查計劃進度的好處是，一旦發現問題可立即處理，養成規律的工作習慣之後，更能確保有穩定的工作品質。
訂計劃，是幫助自己掌握進度及目標，最重要的是落實執行，否則，不過是一場自欺欺人的空談。這份調整過後的工作計劃，幫助我脫離過去要拼命追趕時間的噩夢，我個人的時間管理，甚至包括家事，也依照這套時間表如法炮製。接小孩、家庭聚餐、運動、休息……，一一訂下計劃，只要安排的秩序井然，誰說工作和家庭不能兼顧呢！
決定提早到禮拜三完成一週的工作，首先要調整週計劃表。
我把一週七天分成「上半週」、「下半週」，以週四為分界。也就是說，週一到週三為上半週，週四到週六為下半週。
除了每天都要持續的開發和服務工作，上半週的工作目標主要是送建議書及成交，下半週則著重在做需求分析。在這樣的區分之下，每週成交三件保單的目標，可提前在上半週完成；而下半週的工作，是為了達成下一週的成交而鋪路。照這樣執行，自然而然就形成一個運轉不息的規律循環。工作的目標更明確，也更能掌握、達成。
每年十一月，我就會訂好下一年的計劃；每週三晚上就寢前，我會先訂好下週的行程安排，在週四早上完成確定的工作計劃。「準時」對我來說是不夠的，我得盡可能在事先就完成才可以。提早進行，若有錯誤或疏漏，還有及時補救的機會；否則，只要有一件事情耽誤了，後續的工作都會連帶受到影響，像滾雪球一樣越滾越大，後果是慘不忍睹。
週四是我所設定的「一週工作檢查日」。在上、下半週的分界點，檢視上半週的工作進度，再依此調整下半週的工作內容。如果上半週的成果不如預期，那下半週就得要加緊腳步，迎頭趕上；如果，當週的成績已經達成了，也絲毫不能鬆懈，要讓自己保持在不斷運轉的最佳狀態。
定期檢查計劃進度的好處是，一旦發現問題可立即處理，養成規律的工作習慣之後，更能確保有穩定的工作品質。
訂計劃，是幫助自己掌握進度及目標，最重要的是落實執行，否則，不過是一場自欺欺人的空談。這份調整過後的工作計劃，幫助我脫離過去要拼命追趕時間的噩夢，我個人的時間管理，甚至包括家事，也依照這套時間表如法炮製。接小孩、家庭聚餐、運動、休息……，一一訂下計劃，只要安排的秩序井然，誰說工作和家庭不能兼顧呢！
放棄很容易，但是放棄之後呢？
在第五十週左右，我又遇到另一個瓶頸。
也許是長期的壓力使然，心情陷入前所未見的低潮。不僅失去了以往的衝勁，還萌生退出挑戰3W的想法。當時，我的主管傅小姐正在家中待產休養，不便打擾她。於是，我決定找區經理談一談，我在他的辦公室外面晃來晃去，猶豫著要怎麼跟他解釋才好。
晃了老半天，我總算有勇氣走進他的辦公室：「區經理，我……我想要放棄3W，我覺得好累、好辛苦。」這句從一開始就憋在心裡的話，經過了五十多個禮拜的煎熬，終於還是忍不住說出了口。
「喔，好啊。」區經理平靜的反應出乎我意料之外，他好像一點也不訝異。
「我是說，我不要再做3W了！」我以為他沒聽清楚，又再重複一次。
「沒關係啊，覺得辛苦就不用勉強自己。」區經理還是一派輕鬆的樣子，完全沒有要挽回局勢的意思，他這樣的態度反而讓我忐忑不安。心想：真的沒關係嗎？就這麼輕鬆的擺脫了將近五十多個禮拜如影隨形的壓力，我卻感到若有所失。
正準備要踏出區經理的辦公室，「玉婷！」他叫住我，我茫然的回過頭，他還要跟我說什麼呢？
「玉婷，如果太累了而想放棄，是沒有關係。但是妳看看其他同事，他們是持續3W時的業績比較好呢！還是放棄之後比較好？妳自己好好思考一下吧！」區經理以周圍同事的例子，提醒了我堅持與放棄的差別。
要達到3W，不僅每週要成交三件，還必須經營下週、下下週的成交，比較無暇顧及需要長期規劃的高額保單，要做的瑣事很多，但是十件保單的收入回饋，可能遠不及別人的一張，所以很多同事漸漸放棄這條苦行僧的苦修路線，轉向經營利潤豐厚的大客戶。
而我之所以會一直持續，是以學生寫作業的心情來看待，把它當成例行工作，按步就班週而復始的執行。久而久之，難免疲乏倦怠。好像忘了當初所懷抱的「每週照顧三個家庭」的心願。
我同時思索著區經理的提醒。大部分放棄的同事，業績也跟著上上下下，呈現不穩定、下滑、甚至一蹶不振的狀態。失去了工作重心，失去了規律的節奏，接著，也失去了舞台。那，我會跟他們一樣嗎？
越想越困惑，「不管了，先不要想這些，如果今天送的建議書能成交一張，我就繼續吧！」我這樣告訴自己。跟客戶約好送建議書的時間快到了，無論如何，總要信守承諾，就暫且把自己的問題放一邊。
那天，順利的簽回了一張保單。當客戶慎重的簽了名，親手把保費交給我時，客戶臉上信任的笑容像一道燦爛的陽光，照進原本灰暗的心底，疲憊如陰霾一掃而空。我再也不提要放棄的事，既然加入了挑戰賽，就像個過河卒子，再也不能後退，只能拼命向前！
3W看起來像白開水，沒有果汁的香甜、可樂的刺激，但其中充滿了不足為外人道的酸甜苦辣，箇中滋味只有親身經歷的人才能體會。就某層意義而言，3W就是白開水，平淡而無味，卻是我們賴以為生不可或缺的生命元素。
在第五十週左右，我又遇到另一個瓶頸。
也許是長期的壓力使然，心情陷入前所未見的低潮。不僅失去了以往的衝勁，還萌生退出挑戰3W的想法。當時，我的主管傅小姐正在家中待產休養，不便打擾她。於是，我決定找區經理談一談，我在他的辦公室外面晃來晃去，猶豫著要怎麼跟他解釋才好。
晃了老半天，我總算有勇氣走進他的辦公室：「區經理，我……我想要放棄3W，我覺得好累、好辛苦。」這句從一開始就憋在心裡的話，經過了五十多個禮拜的煎熬，終於還是忍不住說出了口。
「喔，好啊。」區經理平靜的反應出乎我意料之外，他好像一點也不訝異。
「我是說，我不要再做3W了！」我以為他沒聽清楚，又再重複一次。
「沒關係啊，覺得辛苦就不用勉強自己。」區經理還是一派輕鬆的樣子，完全沒有要挽回局勢的意思，他這樣的態度反而讓我忐忑不安。心想：真的沒關係嗎？就這麼輕鬆的擺脫了將近五十多個禮拜如影隨形的壓力，我卻感到若有所失。
正準備要踏出區經理的辦公室，「玉婷！」他叫住我，我茫然的回過頭，他還要跟我說什麼呢？
「玉婷，如果太累了而想放棄，是沒有關係。但是妳看看其他同事，他們是持續3W時的業績比較好呢！還是放棄之後比較好？妳自己好好思考一下吧！」區經理以周圍同事的例子，提醒了我堅持與放棄的差別。
要達到3W，不僅每週要成交三件，還必須經營下週、下下週的成交，比較無暇顧及需要長期規劃的高額保單，要做的瑣事很多，但是十件保單的收入回饋，可能遠不及別人的一張，所以很多同事漸漸放棄這條苦行僧的苦修路線，轉向經營利潤豐厚的大客戶。
而我之所以會一直持續，是以學生寫作業的心情來看待，把它當成例行工作，按步就班週而復始的執行。久而久之，難免疲乏倦怠。好像忘了當初所懷抱的「每週照顧三個家庭」的心願。
我同時思索著區經理的提醒。大部分放棄的同事，業績也跟著上上下下，呈現不穩定、下滑、甚至一蹶不振的狀態。失去了工作重心，失去了規律的節奏，接著，也失去了舞台。那，我會跟他們一樣嗎？
越想越困惑，「不管了，先不要想這些，如果今天送的建議書能成交一張，我就繼續吧！」我這樣告訴自己。跟客戶約好送建議書的時間快到了，無論如何，總要信守承諾，就暫且把自己的問題放一邊。
那天，順利的簽回了一張保單。當客戶慎重的簽了名，親手把保費交給我時，客戶臉上信任的笑容像一道燦爛的陽光，照進原本灰暗的心底，疲憊如陰霾一掃而空。我再也不提要放棄的事，既然加入了挑戰賽，就像個過河卒子，再也不能後退，只能拼命向前！
3W看起來像白開水，沒有果汁的香甜、可樂的刺激，但其中充滿了不足為外人道的酸甜苦辣，箇中滋味只有親身經歷的人才能體會。就某層意義而言，3W就是白開水，平淡而無味，卻是我們賴以為生不可或缺的生命元素。
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